จดหมายส่งผ่าน คือ จดหมายธุรกิจสั้นๆ ที่ส่งไปพร้อมกับการสื่อสารประเภทอื่น เช่น เอกสารที่ยาวกว่า เช่นข้อเสนอ, การตอบคำถามหรือ a orการชำระเงิน. เป็นช่องทางให้ผู้รับเข้าใจว่ากำลังส่งอะไร เหตุใดจึงได้รับ และมาจากใคร
ตัวอย่างการส่งจดหมาย
หากคุณต้องการเขียนจดหมายส่งไปพร้อมกับสิ่งที่คุณกำลังส่งไปยังผู้รับ ให้ใช้เทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่งที่ให้ไว้ที่นี่เป็นจุดเริ่มต้น เพียงคลิกที่ภาพที่ตรงกับความต้องการของคุณมากที่สุด แล้วเอกสารที่ปรับแต่งได้จะเปิดขึ้นเป็นไฟล์ PDF เพียงคลิกและแทนที่ข้อความในเอกสารตัวอย่างด้วยข้อมูลเฉพาะสำหรับสถานการณ์ของคุณ ดูนี่คู่มือ Adobe printablesหากคุณต้องการความช่วยเหลือในการเข้าถึงเอกสาร
 จดหมายส่งสั้น |  จดหมายส่งรายละเอียด |
- ตัวอย่างจดหมายการปฏิบัติตาม
- ตัวอย่างจดหมายสรุปผู้บริหาร
- เทมเพลตข้อเสนอการขาย
การเลือกเวอร์ชันเทมเพลตที่ดีที่สุด
ตัดสินใจว่าจะใช้ตัวอย่างจดหมายสั้นๆ หรือตัวอย่างจดหมายสามย่อหน้าที่ยาวกว่าตามวัตถุประสงค์ของคุณ
- หากคุณเพียงต้องการถ่ายทอดข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมาและเหตุผลที่คุณส่ง ให้ใช้จดหมายสั้นๆ
- หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม เช่นภาษาที่เน้นการขายหรือคำอธิบายโดยละเอียดให้ใช้ตัวอักษรสามย่อหน้า
- คุณควรใช้จดหมายสามย่อหน้าหากคุณต้องการขอให้ดำเนินการบางอย่างหรือตอบกลับจากผู้รับ
การปรับให้เข้ากับรูปแบบบันทึกช่วยจำ
หากคุณต้องการจัดรูปแบบเอกสารการส่งของคุณเป็นบันทึกช่วยจำมากกว่าที่จะเป็นจดหมาย การปรับเปลี่ยนนั้นสามารถทำได้ง่าย เนื้อหาจะเหมือนกับตัวอักษร แต่คุณจะใช้ aเค้าโครงบันทึกแทนที่จะเป็นรูปแบบตัวอักษร เพียงใช้หนึ่งในสิ่งเหล่านี้ตัวอย่างบันทึกช่วยจำเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดรูปแบบที่จับคู่กับข้อความจากหนึ่งในตัวอย่างตัวอักษรด้านบน
คำแนะนำทั่วไปสำหรับการส่งเอกสาร
จดหมายหรือบันทึกช่วยจำใด ๆ ควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังส่งไปยังผู้รับ สิ่งสำคัญคือต้องระบุข้อมูลติดต่อของคุณ เพื่อให้ผู้รับทราบวิธีสื่อสารกับคุณหากจำเป็น นอกจากนี้:
- ใช้การจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจที่เหมาะสม ซึ่งจะไม่มีปัญหาหากคุณใช้รูปแบบของตัวอักษรตัวอย่างที่ให้ไว้ที่นี่ หากคุณเลือกใช้บันทึกช่วยจำ ให้ใช้สิ่งเหล่านี้แนวทางการเขียนบันทึกแทน.
- พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณอย่างรอบคอบก่อนที่จะส่งเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดและสื่อสารประเด็นที่คุณต้องการนำเสนออย่างชัดเจน
- เก็บสำเนาจดหมายพร้อมกับสำเนาเอกสารอื่น ๆ ที่แนบมาด้วย ในกรณีที่คุณต้องการใช้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
ชี้แจงจดหมาย
จุดประสงค์ของการใช้จดหมายส่งคือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่ได้รับสิ่งที่คุณกำลังส่งจะไม่ถูกทอดทิ้งมองสิ่งที่พวกเขาได้รับในซองจดหมายหรือบรรจุภัณฑ์และสงสัยว่าทำไมมันถึงส่งถึงพวกเขา พวกเขาควรทำอย่างไรกับจดหมายนั้น หรือที่มาที่ไป การสละเวลาสองสามนาทีเพื่อสร้างจดหมายส่ง คุณสามารถช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนประเภทนี้ได้
