สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกวินัยของพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษร การใช้ตัวอย่างบันทึกวินัยของพนักงานในการเขียนบันทึกช่วยจำของคุณเองสามารถช่วยให้คุณค้นหาคำที่จะพูดในสิ่งที่ต้องพูดอย่างมืออาชีพและชัดเจน อย่างไรก็ตาม เมื่อใช้เทมเพลตบันทึกวินัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่เสร็จแล้วของคุณเป็นไปตามนโยบายของบริษัทและเป็นไปตามรูปแบบบันทึกทางธุรกิจมาตรฐาน
ตัวอย่างบันทึกวินัยของพนักงาน
หากคุณต้องการเขียนบันทึกวินัย ให้พิจารณาใช้เอกสารตัวอย่างด้านล่างเป็นแนวทาง แน่นอนว่าจะต้องแก้ไขให้ตรงกับความต้องการของคุณตามสถานการณ์เฉพาะที่คุณกำลังเผชิญอยู่ แต่มันให้จุดเริ่มต้นที่ดี คลิกที่รูปภาพเพื่อเปิดเทมเพลต PDF ที่พิมพ์ได้ในหน้าต่างแยกต่างหากและบันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ กรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง แล้วคุณจะมีฉบับร่างแรกสำหรับบันทึกช่วยจำของคุณ หากคุณมีปัญหาในการทำงานกับเอกสาร โปรดดูที่คำแนะนำสำหรับ Adobe printables.
บทความที่เกี่ยวข้อง- เทมเพลตประวัติย่อ
- เค้าโครงบันทึก
- อุปกรณ์สำนักงานธุรกิจขั้นพื้นฐาน
คลิกเพื่อดาวน์โหลดตัวอย่างบันทึกวินัย
วัตถุประสงค์ข้อควรจำทางวินัย
บันทึกทางวินัยทำหน้าที่มากกว่าหนึ่งวัตถุประสงค์ ขั้นแรก จัดทำเอกสารคำเตือนเกี่ยวกับผลงานที่ไม่ดีหรือพฤติกรรมที่ยอมรับไม่ได้ในส่วนของพนักงานคนใดคนหนึ่ง ประการที่สอง บันทึกความพยายามของนายจ้างในการแก้ไขปัญหาและขั้นตอนทั้งหมดที่ดำเนินการ ประการที่สาม บันทึกผลที่ตามมาและ/หรือระเบียบวินัยที่จะเกิดขึ้นจากพฤติกรรมดังกล่าว บันทึกทางวินัยยังสามารถรวมถึงการอนุมานถึงผลที่ตามมาในอนาคต เช่น การตกงานหากปัญหาไม่ได้รับการแก้ไข
เคล็ดลับการเขียน
การหาคำที่เหมาะสมสำหรับบันทึกวินัยของพนักงานอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นคนหนึ่งที่ชอบหลีกเลี่ยงการเผชิญหน้า เพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น ให้เขียนรายการพฤติกรรมของปัญหาหรือลักษณะการทำงานของพนักงานที่ต้องแก้ไข รายการนี้สามารถช่วยให้บันทึกช่วยจำและเสนอแนวคิดเพื่อกำหนดการละเมิดอย่างชัดเจน ตลอดจนการตอบสนองของบริษัทของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพตลอดทั้งบันทึกช่วยจำ และเน้นที่ปัญหาเฉพาะและผลที่เกี่ยวข้อง
คุณอาจต้องการให้ที่ปรึกษากฎหมายของคุณช่วยเขียนเอกสาร หรืออย่างน้อยก็ตรวจทานเนื้อหาก่อนที่คุณจะมอบบันทึกให้พนักงานที่ถูกลงโทษทางวินัย สิ่งนี้สามารถช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีภาษาที่โชคร้ายในบันทึกช่วยจำที่อาจนำไปสู่ปัญหาที่หลีกเลี่ยงได้หากสถานการณ์นำไปสู่การเลิกจ้างในอนาคต
วิธีทำความสะอาดเทอร์โมมิเตอร์
ตัวอย่างแบบฟอร์มวินัย/คำปรึกษา
ในบางสถานการณ์ คุณอาจพบว่าการใช้รายงานทางวินัย/การให้คำปรึกษาแทนหรือเพิ่มเติมจากบันทึกวินัยอาจเป็นประโยชน์ นี่คือแบบฟอร์มการกรอกที่ให้วิธีการที่มีโครงสร้างในการจัดทำเอกสารเกี่ยวกับพฤติกรรมของปัญหาที่เฉพาะเจาะจง และให้รายละเอียดว่าต้องดำเนินการอะไรบ้างเพื่อแก้ไขปัญหา การใช้แบบฟอร์มประเภทนี้จะให้กรอบการทำงานที่สอดคล้องกันสำหรับใช้ในการสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับปัญหาทางวินัยทุกประเภท รวมถึงปัญหาด้านประสิทธิภาพและพฤติกรรม มักใช้ในระหว่างการสนทนาครั้งแรกเกี่ยวกับปัญหาทางวินัย และตามด้วยบันทึกช่วยจำเมื่อปัญหายังคงมีอยู่หรือรุนแรงขึ้นจนถึงจุดที่จำเป็นต้องดำเนินการเพิ่มเติม
เทมเพลตแบบฟอร์มวินัย/การให้คำปรึกษา
หากคุณต้องการมีแบบฟอร์มมาตรฐานที่ใช้บันทึกการสนทนาทางวินัยและ/หรือการให้คำปรึกษากับพนักงาน เทมเพลตด้านล่างนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เช่นเดียวกับบันทึกช่วยจำ ให้คลิกที่รูปภาพเพื่อดาวน์โหลดเอกสาร PDF ที่แก้ไขได้ บันทึกและปรับแต่งตามวัตถุประสงค์ของคุณ ใช้เป็นแบบฟอร์มกรอกได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการเอกสารสำหรับการสนทนากับพนักงานเกี่ยวกับระเบียบวินัยหรือการให้คำปรึกษา
คลิกเพื่อดาวน์โหลด แบบคำร้อง/คำปรึกษา
ตัวอย่างแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพ
หากขั้นตอนของบริษัทของคุณเกี่ยวข้องกับการใช้แผนการปรับปรุงอย่างเป็นทางการ หากการให้คำปรึกษาเบื้องต้นไม่สามารถแก้ไขสถานการณ์ได้ คุณอาจต้องมีแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพมาตรฐาน (PIP) ด้วย ถ้าใช่ ให้ใช้เทมเพลตแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพนี้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการสร้างฟอร์ม PIP มาตรฐานเพื่อใช้ในสถานการณ์ดังกล่าว
ข้อควรพิจารณาในการเขียนแบบฟอร์มทางวินัย
แม้ว่าจะมีการเขียนที่เกี่ยวข้องกับแบบฟอร์มน้อยกว่าบันทึกช่วยจำ คุณยังคงต้องกรอกรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับพฤติกรรมของปัญหาและการดำเนินการที่ต้องดำเนินการ คุณต้องสื่อสารอย่างชัดเจนถึงปัญหาและผลลัพธ์ที่คาดหวังในลักษณะที่เป็นมืออาชีพและเป็นกลาง เช่นเดียวกับบันทึกช่วยจำ
ในสถานการณ์ที่ผู้บังคับบัญชากรอกเอกสารเหล่านี้ ควรให้ผู้เชี่ยวชาญ HR ของบริษัทตรวจสอบก่อนที่จะสื่อสารกับพนักงาน ขอแนะนำให้ตรวจสอบแบบฟอร์มสุดท้ายโดยที่ปรึกษากฎหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการละเมิดหรือปัญหาที่สำคัญ ในบางสถานการณ์ อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะให้ทนายความด้านกฎหมายการจ้างงานของคุณทบทวนแบบฟอร์มที่กรอกเรียบร้อยแล้วก่อนที่จะแบ่งปันกับพนักงานด้วยเช่นกัน
ส่งประกาศวินัยด้วยมือ
ในกรณีของการสื่อสารอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับระเบียบวินัยของพนักงาน ทางที่ดีควรส่งเอกสารถึงผู้รับโดยตรง สิ่งนี้จะป้องกันไม่ให้พนักงานบอกว่าพวกเขาไม่เคยได้รับมันและให้โอกาสในการหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ในขณะที่ส่งบันทึกหรือแบบฟอร์ม เป็นการดีที่จะให้พนักงานลงนามรับทราบว่าได้รับคำสั่งทางวินัย การยอมรับนี้ควรอยู่ในแฟ้มข้อมูลบุคลากรของพนักงาน
มูลค่าเอกสาร Document
สิ่งสำคัญคือต้องจัดทำเอกสารแต่ละขั้นตอนภายในกระบวนการทางวินัย รายละเอียดอาจบิดเบี้ยวหรือลืมเลือนได้เมื่อมีการตำหนิด้วยวาจาเท่านั้น เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรและเก็บเอกสารไว้ในไฟล์เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต หากในที่สุดพนักงานถูกไล่ออกเพราะไม่ฟังคำเตือนและไม่ปรับปรุงประสิทธิภาพหรือเปลี่ยนพฤติกรรมเชิงลบ เอกสารที่เขียนมาอย่างดีจะสะท้อนถึงความพยายามอย่างแท้จริงของนายจ้างที่จะช่วยพนักงานปรับปรุง และผลที่ตามมาจะตามมาหากพวกเขาไม่ทำเช่นนั้น ท.
หากพนักงานที่ถูกไล่ออกตัดสินใจที่จะจ้างทนายความและอ้างว่าพวกเขาถูกเลือกปฏิบัติในทางใดทางหนึ่ง เอกสารทางวินัยจะให้หลักฐานที่หนักแน่นว่าพนักงานได้รับคำเตือนอย่างเพียงพอและมีโอกาสที่จะเปลี่ยนแปลง และพวกเขาทราบถึงผลที่ตามมาหากผลการปฏิบัติงานไม่ดีขึ้น ในกรณีที่ต้องขึ้นศาล เอกสารจะอธิบายว่ามีการดำเนินการอย่างไร มีการเตือนพนักงานกี่ครั้ง และรู้ว่าพวกเขามีความเสี่ยงที่จะตกงานหากปัญหาไม่ได้รับการแก้ไขด้วยการเปลี่ยนแปลงการกระทำ .
