ในการพัฒนานโยบายและขั้นตอนสำหรับบริษัทของคุณเอง การทบทวนตัวอย่างเอกสารประเภทนี้ก่อนจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง แน่นอน เวอร์ชันสุดท้ายของคุณต้องสะท้อนถึงแนวทางปฏิบัติจริงของบริษัทของคุณ แต่การเริ่มต้นด้วยเอกสารที่มีอยู่ก่อนเพื่อเป็นแรงบันดาลใจอาจเป็นประโยชน์มากกว่าที่จะเริ่มต้นจากหน้าจอเปล่า ก่อนที่จะใช้นโยบายใหม่ ให้ที่ปรึกษากฎหมายของบริษัทคุณตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง รัฐ และท้องถิ่นที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างที่ให้ไว้ที่นี่มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลเท่านั้นและไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย
ตัวอย่างนโยบายการเข้างาน
นโยบายการเข้างานของบริษัทควรกำหนดเงื่อนไขสำคัญ ระบุขั้นตอนในการรายงานการขาดงาน และรายละเอียดผลที่ตามมา
บทความที่เกี่ยวข้อง- แนวทางการพัฒนาพนักงาน
- เครื่องทำลายล้างในที่ทำงาน
- วัฒนธรรมธุรกิจของญี่ปุ่น
ตัวอย่างนโยบายการเข้างาน
ตัวอย่างขั้นตอนการจ่ายเงินเดือน
วัตถุประสงค์ของนโยบายประเภทนี้คือเพื่อกำหนดระยะเวลาการจ่ายเงินของบริษัท ระบุวันที่จ่ายเงิน และให้รายละเอียดเกี่ยวกับภาษีเงินเดือนและวิธีที่พนักงานต้องรายงานเวลาของตน นอกจากนี้ยังแนะนำให้รวมวิธีจัดการการประดับตกแต่งและแจ้งให้พนักงานทราบถึงภาระผูกพันที่จะต้องรักษาที่อยู่ปัจจุบันไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี
ขั้นตอนการทำเงินเดือน
ตัวอย่างนโยบายการใช้บัตรเครดิต
หากคุณออกบัตรเครดิตของบริษัทให้กับพนักงาน จำเป็นต้องให้พวกเขาลงนามในนโยบายที่ระบุแนวทางการใช้งาน
นโยบายการใช้บัตรเครดิต
นโยบายการแต่งกาย
เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดทำนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุความคาดหวังสำหรับเครื่องแต่งกายในที่ทำงาน นโยบายตัวอย่างที่มีให้ในที่นี้จะสรุปแนวทางการทำธุรกิจแบบไม่เป็นทางการ แม้ว่าจะสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของสถานที่ทำงานได้ก็ตาม
การแต่งกายแบบลำลองสำหรับนักธุรกิจ
นโยบายการหยุดเวลา
ไม่ว่าบริษัทของคุณจะเสนอเวลาลางาน (PTO) หรือการลาป่วยและเวลาลางานรวมกัน สิ่งสำคัญคือต้องร่างขั้นตอนการใช้งานให้ชัดเจน นอกจากนี้ หากบริษัทของคุณเป็นนายจ้างที่ได้รับความคุ้มครองภายใต้ Family Medical Leave Act (FMLA) คุณต้องมี (และปฏิบัติตาม) นโยบาย FMLA เป็นลายลักษณ์อักษรด้วย
- จ่ายเวลาปิด : นโยบายตัวอย่างนี้ให้คำอธิบายที่ชัดเจนว่าได้รับและสะสมเวลาพักอย่างไร จำนวนเวลาหยุดสูงสุดที่สามารถรับได้ วิธีที่จะได้รับเงินเมื่อมีคนออกจากบริษัท และวิธีกำหนดเวลาหยุดงาน
- ลาป่วย : นโยบายนี้อธิบายอย่างชัดเจนถึงวิธีการลาป่วยของพนักงานและเงื่อนไขที่สามารถรับได้ พร้อมทั้งแจ้งรายละเอียดว่าพนักงานที่ต้องลาป่วยต้องแจ้งนายจ้างอย่างไร และต้องเตรียมเอกสารประเภทใดบ้าง
- วันหยุด : เอกสารนี้เป็นตัวอย่างนโยบายของบริษัทเฉพาะช่วงวันหยุด โดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติและเงินคงค้าง ตลอดจนขั้นตอนการขออนุมัติใช้เวลาว่างที่เกิดขึ้นภายใต้นโยบาย
- FMLA : นโยบาย FMLA นี้รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติ FMLA กิจกรรมที่มีคุณสมบัติ การรับรอง และอื่นๆ ขั้นตอนการรับรองของคุณควรต้องใช้อย่างเป็นทางการแบบฟอร์ม FMLAได้จากกรมแรงงาน (DOL)
นโยบายความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน
ความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญในทุกสภาพแวดล้อมการทำงาน แม้ว่าข้อกำหนดของนโยบายจะแตกต่างกันอย่างมากตามลักษณะและระดับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับประเภทของงานที่ทำ
- ความปลอดภัยในการก่อสร้าง : ตัวอย่างนี้เขียนขึ้นเพื่อระบุความต้องการด้านความปลอดภัยเฉพาะสำหรับไซต์งานก่อสร้าง
- ความปลอดภัยด้านสุขภาพ : ทบทวนนโยบายความปลอดภัยจริงที่ใช้โดย Johns Hopkins Medicine เพื่อทำความเข้าใจว่าต้องมีอะไรบ้างในเอกสารขององค์กรด้านการดูแลสุขภาพ
- ความปลอดภัยของสำนักงาน : แม้ว่าสภาพแวดล้อมในสำนักงานจะไม่ใช่ข้อกำหนดในการทำงานที่อันตรายที่สุด แต่ก็ยังมีความเสี่ยงอยู่ ตัวอย่างนี้กล่าวถึงข้อกังวลด้านความปลอดภัยทั่วไปสำหรับสถานที่ทำงานประเภทนี้
- สุขภาพและความปลอดภัย : ตัวอย่างที่จัดทำโดย Infrastructure Health and Safety Association (IHSA) ครอบคลุมสภาพแวดล้อมการทำงานที่หลากหลาย
- ความปลอดภัยของยานพาหนะและการใช้งาน : จัดทำโดยบริษัทประกันภัย นโยบายกว้างๆ นี้ควบคุมการใช้ยานพาหนะของบริษัท
นโยบายเกี่ยวกับยาและแอลกอฮอล์
สิ่งสำคัญคือต้องมีนโยบายที่บ่งบอกถึงจุดยืนของบริษัทของคุณเกี่ยวกับการใช้สารเสพติด และกำหนดขั้นตอนการทดสอบยาและแอลกอฮอล์ ผู้ให้บริการประกันค่าชดเชยสำหรับคนงานของคุณน่าจะมีนโยบายเกี่ยวกับยาและแอลกอฮอล์ที่เป็นมาตรฐานที่พวกเขาแนะนำหรือต้องการ ถ้าไม่เช่นนั้น คุณอาจพบว่าสิ่งเหล่านี้เหมาะสม
- การใช้สารเสพติด : นโยบายนี้มีรายละเอียดขั้นตอนสำหรับการทดสอบยาและแอลกอฮอล์ก่อนการจ้างงาน การทดสอบยาและแอลกอฮอล์ตามสาเหตุและแบบสุ่ม พร้อมด้วยข้อห้าม ขั้นตอน และผลที่ตามมาสำหรับการละเมิดนโยบาย
- สถานที่ทำงานปลอดยา : ตัวอย่างนี้ไปไกลกว่าเล็กน้อย โดยรวมประเด็นต่างๆ เช่น พฤติกรรมนอกหน้าที่ที่อาจส่งผลต่อชื่อเสียงของบริษัทและการใช้ยาตามใบสั่งแพทย์ที่ไม่ได้กำหนดไว้สำหรับบุคคล
หมายเหตุ: นี่เป็นพื้นที่ที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ คุณควรตระหนักถึง กฎ OSHA ผ่านในปี 2016 ที่จำกัดสิทธิของนายจ้างในการกำหนดให้มีการทดสอบยาหลังเกิดอุบัติเหตุอย่างทั่วถึง สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่ามีบางรัฐที่นายจ้างไม่สามารถบังคับใช้นโยบายเกี่ยวกับยาสำหรับพนักงานที่มีอาการป่วยได้
นโยบายและขั้นตอนการจัดหาพนักงาน
สิ่งสำคัญสำหรับบริษัทใดๆ จะต้องมีนโยบายและขั้นตอนเฉพาะที่ควบคุมกระบวนการคัดเลือกพนักงาน ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าผู้สมัครได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นธรรม และบริษัทได้รับการร้องเรียนตามข้อกำหนดโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน (EEO)
- ขั้นตอนก่อนการจ้างงาน : เอกสารนี้อธิบายทุกแง่มุมของกระบวนการก่อนการจ้างงาน เช่น วิธีรับใบสมัคร ข้อมูลใดที่พนักงานที่คาดหวังจะต้องให้ข้อมูล วิธีการสัมภาษณ์ การตรวจสอบประวัติ การทดสอบยา และการตรวจคัดกรองก่อนการจ้างงานอื่นๆ และวิธีเสนอการจ้างงาน
- การสรรหาและคัดเลือก : ที่นี่ คุณจะพบขั้นตอนสำหรับสิ่งที่ต้องทำเมื่อมีการระบุความจำเป็นในการจ้างพนักงานเพิ่ม เช่น การโพสต์งาน (ภายใน/ภายนอก) การตรวจสอบประวัติย่อหรือใบสมัคร การสัมภาษณ์ การเลือกผู้สมัครและตำแหน่งที่เสนอ
- นโยบายการสรรหาภายนอก : ขั้นตอนการจ้างผู้สมัครภายนอกไม่เหมือนกับการเลื่อนตำแหน่งภายใน นโยบายตัวอย่างนี้อธิบายแนวทางในการจัดการแนวทางการจ้างงานในลักษณะที่มีโครงสร้างนี้
- แนวทางการสัมภาษณ์ : ภาพรวมสำหรับการว่าจ้างผู้จัดการเพื่อใช้ในการสัมภาษณ์ครอบคลุมทุกด้านของกระบวนการสัมภาษณ์ ตั้งแต่การจำกัดผู้สมัครตามหน้าที่งานและลำดับความสำคัญไปจนถึงการวางแผนและดำเนินการสัมภาษณ์จริง
นโยบายและขั้นตอนการจ้างงานใหม่
ขอแนะนำให้มีกระบวนการที่มีโครงสร้างสำหรับขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการจ้างใหม่
- จ้างใหม่ : นโยบายตัวอย่างนี้อธิบายทีละขั้นตอนว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการควรทำอย่างไรเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการรับพนักงานใหม่ ตลอดจนขั้นตอนที่ต้องทำในช่วงระยะเวลาเริ่มต้นของการจ้างงาน
- การปฐมนิเทศพนักงาน : ภาพรวมทั่วไปนี้อธิบายกรอบเวลาและความรับผิดชอบในการปฐมนิเทศพนักงาน พิจารณาปรับการปฐมนิเทศพนักงานตัวอย่างและรายการตรวจสอบการจ้างงานใหม่นี้เป็นขั้นตอนเฉพาะ
- ขั้นตอนการให้คำปรึกษาพนักงานใหม่ : หากบริษัทของคุณมีโปรแกรมการให้คำปรึกษาอย่างเป็นทางการสำหรับสมาชิกในทีมใหม่ การจัดทำเอกสารขั้นตอนที่เป็นทางการซึ่งระบุความคาดหวังและแนวทางปฏิบัติอาจเป็นประโยชน์ ทบทวนตัวอย่างวิทยาลัยชุมชนนี้เพื่อเริ่มต้น
นโยบายอุปกรณ์เทคโนโลยี
นโยบายที่เขียนมาอย่างดีจะอธิบายถึงกฎเกณฑ์เฉพาะที่ต้องปฏิบัติตามและใครที่จำเป็นต้องปฏิบัติตาม ในกรณีส่วนใหญ่ พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร นโยบายบางอย่างใช้เฉพาะกับพนักงานระดับผู้บริหารหรือพนักงานที่ได้รับเงินเดือนเท่านั้น
- การใช้คอมพิวเตอร์ : จัดทำโดย Association of Corporate Counsel นโยบายการใช้คอมพิวเตอร์นี้จะเป็นประโยชน์หากคุณกำลังมองหานโยบายที่ค่อนข้างง่ายซึ่งกำหนดกฎเกณฑ์พื้นฐาน
- การใช้อินเทอร์เน็ต อีเมล และคอมพิวเตอร์ : หากคุณต้องการทบทวนนโยบายเทคโนโลยีที่ซับซ้อนมากขึ้น เอกสารนี้จาก Texas Workforce Commission เป็นตัวอย่างที่ดี
- สื่อสังคม : ในโลกธุรกิจยุคใหม่ จำเป็นต้องมีนโยบายโซเชียลมีเดีย นโยบายใดก็ตามที่คุณใช้ต้องเป็นไปตาม แนวทางของคณะกรรมการแรงงานสัมพันธ์แห่งชาติ (NLRB) .
- โทรศัพท์มือถือ : ตัวอย่างนโยบายโทรศัพท์มือถือ/สมาร์ทโฟนนี้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการใช้โทรศัพท์มือถือส่วนบุคคลในที่ทำงานตลอดจนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของบริษัท
- โทรคมนาคม : บางบริษัทกำหนดนโยบายด้านโทรคมนาคมแยกจากนโยบายด้านเทคโนโลยีอื่นๆ หากนั่นคือสิ่งที่องค์กรของคุณสนใจ ให้พิจารณาทบทวนนโยบายนี้ที่ใช้โดยมหาวิทยาลัยในแคลิฟอร์เนีย
ประโยชน์หลักของนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษร
การใช้นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีประโยชน์หลายประการสำหรับนายจ้าง ข้อดีที่สำคัญประการหนึ่งคือคุณหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องกัน นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรช่วยให้ผู้จัดการและหัวหน้างานมีทิศทางที่ชัดเจนในการจัดการสถานการณ์การทำงานเฉพาะ หากพนักงานล่าช้าอย่างเรื้อรัง นโยบายจะระบุถึงผลที่ตามมา
แน่นอนว่าการมีนโยบายและขั้นตอนที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ที่จริงผู้บังคับบัญชาต้องปฏิบัติตามและบังคับใช้อย่างสม่ำเสมอ เมื่อผู้จัดการปฏิบัติตามนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษร คุณสามารถหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้จัดการคนหนึ่งไล่พนักงานออกช้า และผู้จัดการอีกคนจะเตือนเฉพาะพนักงานที่มาสายเท่านั้น ซึ่งอาจทำให้เกิดสภาพแวดล้อมที่ไม่ยุติธรรมหรือเลือกปฏิบัติได้
การเขียนนโยบายของคุณเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยให้พนักงานทราบว่าต้องทำอะไรเพื่อให้มีสถานะที่ดี วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการใช้คู่มือนโยบายคือการให้พนักงานใหม่ลงนามในแถลงการณ์เพื่อยืนยันว่าพวกเขาได้อ่านและตกลงที่จะปฏิบัติตามนโยบายในคู่มือ หากมีคนละเมิดนโยบาย คุณมีหลักฐานว่าพนักงานที่กระทำผิดรู้กฎล่วงหน้าและควรรับผิดชอบต่อการกระทำของเขา
ความสำคัญของการตรวจสอบทางกฎหมาย
อย่าใช้ตัวอย่างนโยบายและขั้นตอนที่คุณพบทางออนไลน์ตามที่เป็นอยู่ เนื่องจากนโยบายใดๆ ที่คุณนำมาใช้จำเป็นต้องสะท้อนแนวปฏิบัติจริงในบริษัทของคุณ พวกเขาต้องปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่บังคับใช้ทั้งหมด และอาจมีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญในข้อกำหนดการปฏิบัติตามของรัฐและท้องถิ่น คุณควรปรึกษากับทนายความที่ได้รับใบอนุญาตซึ่งมีประสบการณ์เฉพาะด้านกฎหมายการจ้างงานเสมอ ก่อนที่จะสรุปนโยบายและขั้นตอนต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารส่วนบุคคลหรือรวมกันเพื่อสร้างคู่มือพนักงานหรือคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน
