หากคุณต้องการขอให้ใครสักคนเขียนจดหมายรับรองในนามของคุณ วิธีที่ดีที่สุดคือเขียนคำขอของคุณเป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยวิธีนี้ คนที่คุณขอให้เขียนจดหมายจะรู้ว่าคุณต้องการอะไร และจะสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินการตามคำขอของคุณได้อย่างง่ายดาย เอกสารตัวอย่างที่ให้ไว้ที่นี่สามารถสร้างพื้นฐานของจดหมายของคุณเองได้
เทมเพลตคำขอจดหมายแนะนำ
เมื่อคุณคลิกรูปภาพด้านล่าง เทมเพลตจะเปิดขึ้นเป็นเอกสาร PDF ที่คุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับวัตถุประสงค์ของคุณได้ อย่าลืมใส่ความสัมพันธ์ของคุณกับคนที่คุณขอ ใช้คู่มือนี้สำหรับสิ่งพิมพ์หากคุณต้องการความช่วยเหลือ
บทความที่เกี่ยวข้อง- เทมเพลตประวัติย่อ
- เค้าโครงบันทึก
- บทบาทของผู้ช่วยธุรการ
ดาวน์โหลดหนังสือขอเสนอแนะ
เมื่อเอกสารเปิดขึ้น คุณจะแก้ไขได้มากเท่าที่ต้องการ เพียงคลิกที่ใดก็ได้ในเอกสารเพื่อเริ่มทำการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถบันทึกหรือพิมพ์ได้ตลอดเวลาโดยใช้คำสั่งของแถบเครื่องมือ
เคล็ดลับในการขอจดหมายแนะนำ
ตลอดตัวอย่างคำขอจดหมายแนะนำข้างต้น คุณจะสังเกตเห็นประเด็นที่ชัดเจนและรัดกุม เมื่อขอคำแนะนำ ข้อความจะต้องได้รับสิทธิ์ในประเด็นเพื่อให้สามารถอ้างอิงจดหมายได้อย่างง่ายดายและผู้อ่านรู้แนวทางการดำเนินการต่อไปของเขา นอกจากนี้ยังต้องปราศจากข้อผิดพลาดและเขียนโดยใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและให้เกียรติ ท้ายที่สุด คุณต้องการให้ทุกคนที่ได้รับคำขอของคุณมีความประทับใจในเชิงบวกเกี่ยวกับระดับความเป็นมืออาชีพของคุณ
นอกจากต้องแน่ใจว่าจดหมายของคุณตรงไปตรงมา ชัดเจน และเขียนได้ดีแล้ว ยังมีแนวทางอื่นๆ อีกสองสามข้อที่คุณต้องพิจารณาเมื่อขอให้ใครสักคนเขียนจดหมายแนะนำ
- ถามเฉพาะคนที่รู้จักคุณดีพอที่จะให้คำแนะนำที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น:
- หากคุณกำลังสมัครทุนการศึกษา ให้ลองถามอดีตครูหรือคนอื่นๆ ที่มีความรู้โดยตรงเกี่ยวกับความพยายามของคุณในฐานะนักเรียน
- หากคุณต้องการได้รับการพิจารณาให้เป็นผู้นำในองค์กรการกุศล ให้ถามคนที่คุณเคยทำงานด้วยในโครงการบริการ
- หากคุณต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับงาน ให้ถามคนที่เคยร่วมงานกับคุณในอดีต
- เมื่อคุณถามคำถาม คำตอบอาจจะไม่ใช่ จำสิ่งนี้ไว้ และอย่าทำให้บุคคล 'ตรงประเด็น' กับคำขอประเภทนี้ สุภาพและสุภาพหากคำขอของคุณถูกปฏิเสธ
- พยายามนำไปสู่การร้องขอเพื่อให้เข้าใจถึงระดับความสบายใจของบุคคลด้วยการกระทำประเภทนี้และ/หรือว่าเป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะยื่นคำร้องดังกล่าวหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ไม่ควรขอให้ CPA เขียนคำแนะนำสำหรับคุณในช่วงฤดูภาษี
- เสนอให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่อาจช่วยในการเขียนคำแนะนำ ตัวอย่างเช่น คุณอาจรวบรวมรายชื่อโครงการที่คุณทำงานร่วมกันหรือเขียนคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรถึงเหตุผลที่คุณต้องการจดหมาย
- หากบุคคลนั้นยุ่งมาก เสนอให้เขียนคำแนะนำเพื่อให้เขาหรือเธอต้องตรวจสอบและลงนามในเอกสารเท่านั้น
- อีกทางหนึ่ง คุณอาจต้องการจัดทำโครงร่างสำหรับตัวอย่างจดหมายแนะนำที่บุคคลดังกล่าวสามารถแก้ไขเล็กน้อยเพื่อใช้แทนคุณได้
- ให้เวลาคนๆ นั้นเขียนจดหมายแนะนำให้นานที่สุด เพราะการจัดสรรเวลาให้มากจะเพิ่มโอกาสที่หนังสือจะเสร็จสมบูรณ์
- แจ้งกำหนดเวลาให้ชัดเจน ดังนั้นจึงไม่มีความสับสนว่าจะต้องส่งหรือรับจดหมายเมื่อใด
- จัดเตรียมซองจดหมายที่มีจ่าหน้าซองและประทับตราไว้ล่วงหน้าเพื่อให้บุคคลนั้นส่งจดหมายได้ง่ายเมื่อเขียนแล้ว โดยไม่มีค่าใช้จ่ายในกระเป๋า
- ลองขอจดหมายแนะนำมากกว่าที่คุณต้องการจริงๆ สักหนึ่งหรือสองฉบับ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พบว่าตัวเองสั้นถ้ามีคนไม่ปฏิบัติตาม
การยืนยัน
ไม่ว่าคุณจะส่งคำขอทางไปรษณีย์หรืออีเมล หรือส่งด้วยตนเอง อย่าลืมติดตามผลกับผู้รับทางโทรศัพท์หรือตัวต่อตัวด้วยการสนทนาอย่างรวดเร็ว ท้ายที่สุด มันจะเป็นความผิดพลาดในการตัดสินว่าทุกคนที่คุณขอจะเต็มใจและสามารถให้จดหมายแนะนำตัวแก่คุณได้
คุณควรยืนยันความตั้งใจของผู้รับแต่ละคนในการจัดทำจดหมายอ้างอิง เพื่อให้คุณแน่ใจว่าคุณยืนอยู่ที่ใด และหากคุณต้องการส่งคำขอเพิ่มเติมถึงบุคคลอื่น ทางที่ดีควรติดตามหลังส่งจดหมายขอของคุณไม่นาน ให้เวลาเพียงพอสำหรับจดหมายของคุณที่จะมาถึงและวันหรือสองวันเพื่อเพิ่มโอกาสที่ผู้รับจะมีเวลาอ่านและคิดเกี่ยวกับคำขอของคุณ
อย่าลืมกดติดตาม
นอกจากนี้ ให้ติดตามผลสองสามวันก่อนถึงกำหนดส่งกับแต่ละบุคคลที่ตกลงที่จะเขียนจดหมายแนะนำตัวให้กับคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบได้ว่าจดหมายฉบับใดถูกส่งไปแล้ว และเป็นโอกาสในการเตือนผู้ที่กำลังเขียนจดหมายถึงวันปิดรับที่ใกล้เข้ามา คุณควรจำไว้ว่าต้องขอบคุณพวกเขาที่ช่วยเหลือคุณ
